Conocer qu√© son los sistemas ERP ayudar√° a tu compa√Ī√≠a m√°s de lo que piensas. Mantener a tu empresa actualizada en todos los niveles es clave para impulsar su crecimiento y este recurso tecnol√≥gico es fundamental para lograrlo.

Las siglas ERP hacen referencia a Enterprise Resource Planning, lo que vendría a ser como sistema de planificación de procesos empresariales. Con este recurso, podrás situar a tu negocio como referente dentro de un mercado tan competitivo como saturado, por lo que necesitas las mejores herramientas tecnológicas disponibles. Y los sistemas ERP lo son.

En este post, descubrir√°s qu√© son los sistemas ERP, c√≥mo funcionan, algunas ventajas y los pasos para implementar uno de estos recursos en tu empresa. ¬°Acomp√°√Īanos!

¬ŅQu√© son los sistemas ERP?

Al hablar sobre qu√© son los sistemas ERP debemos decir que se trata de una de las innovaciones en gesti√≥n empresarial m√°s importantes de los √ļltimos tiempos. En esencia, es una herramienta tecnol√≥gica, mediante la cual podr√°s integrar y automatizar los principales datos y procesos de la compa√Ī√≠a en una √ļnica plataforma.

Algunos de los procesos que pueden incluirse dentro de lo que son los sistemas ERP son los siguientes:

  • Gesti√≥n de las finanzas
  • Organizaci√≥n de stocks
  • Informes
  • Gesti√≥n de las ventas

La idea de implementar un software ERP es que toda la información esté almacenada en un sólo lugar, al cual puedan acceder todos los sectores de la empresa y administrar su información. Y si, aunque las empresas están divididas en áreas y departamentos, en ocasiones dependen unos de los otros y actuar conjuntamente, para una mejor eficacia en la ejecución de las actividades

Sin embargo, el sistema ERP no s√≥lo es capaz de ofrecer una facilidad en cuanto a la gesti√≥n de datos y organizaci√≥n de una empresa. Tambi√©n permite que la compa√Ī√≠a obtenga una ventaja competitiva, con respecto a otras del mismo sector.

mujer de negocios revisando c√°lculos
Fuente: Pexels 2021

¬ŅC√≥mo funciona un sistema ERP?

La idea de aplicar lo que son los sistemas ERP pasa por eliminar los software de control paralelos de la empresa.

Para ello, este mecanismo de gesti√≥n est√° disponible en m√≥dulos, cada uno dispuesto para una √°rea de la compa√Ī√≠a y, aunque hay algunos que son comunes a los distintos segmentos (el caso de las n√≥minas o facturas), la realidad es que cada segmento cuenta con sus distintas particularidades.

¬ŅQuieres saber c√≥mo funciona un sistema ERP? Te lo explicamos con un ejemplo:

  1. El primer paso pasa cuando el cliente realiza el pedido. Una vez hecho, es tarea del vendedor registrarlo dentro del sistema.
  2. Posteriormente, el sector de producción recibe la notificación de que se debe producir el pedido solicitado.
  3. El departamento encargado de la gestión de suministros también es advertido de que debe realizar un control de inventario de los materiales que se utilizarán para la producción del artículo.
  4. En caso de que deba sustituirse el stock, el sector encargado es el de suministro. Al mismo tiempo, se debe informar al √°rea financiera sobre el gasto que se realizar√° por la compra de la materia prima del producto.
  5. El departamento de Finanzas es alertado de que debe cobrar por el producto vendido.
  6. El sector de Contabilidad recibe datos relacionados con la facturación y los costos.
  7. Quienes están encargados de la logística son informados sobre el pedido en cuestión, para programar la entrega (tomando en cuenta, por supuesto, el tiempo que toma fabricar el artículo).

Este es, básicamente, el proceso de lo que es un ERP. Durante la ejecución de estos pasos, todos los departamentos de la empresa tienen acceso a todo lo que sucede e, incluso, pueden realizar un seguimiento de cómo va el procedimiento en tiempo real.

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Beneficios de un sistema ERP para las empresas

Actualmente, tanto las peque√Īas como las medianas y grandes empresas implementan lo que son los sistemas ERP, cada vez en mayor medida. Un sistema de este tipo contribuye al crecimiento de cualquier negocio, ya que conlleva una serie de ventajas que te explicamos a continuaci√≥n.

Entre los principales beneficios de lo que son los sistemas ERP, tenemos los siguientes:

  • Los procesos, que sol√≠an llevar m√°s tiempo, ahora est√°n automatizados, por lo que se realizan r√°pidamente.
  • La automatizaci√≥n de los procesos garantiza, tanto una mayor flexibilidad del equipo, como m√°s seguridad y control de lo que ocurre en la empresa.
  • Hay una comunicaci√≥n m√°s fluida entre el personal de tu empresa, lo que sirve para la gesti√≥n interna de tu equipo de trabajo.
  • Existe m√°s agilidad en cuanto al registro de la informaci√≥n y el control en los distintos procesos, dado que toda la informaci√≥n est√° en una misma plataforma.
  • Los sistemas ERP brindan mayor eficiencia en los distintos procesos de gesti√≥n.

Estos son algunas de las mejores que producen lo que son los sistemas ERP y la razón por la cual disponer de ellos, te hace ser mucho más competitivo dentro del mercado actual.

hombre en almacén
Fuente: Pexels 2021

Pasos para implementar un ERP en tu empresa

Ahora que ya sabes que son los sistemas ERP y en qu√© puede beneficiarte su implementaci√≥n, ¬Ņno crees que es momento de ver los pasos para implementar este mecanismo en tu empresa?

Veamos que proceso debes seguir para que tu empresa empiece a beneficiarse de lo que son los sistemas ERP:

1. Identifica los problemas y establece los objetivos

No puedes implantar un método si no eres consciente de todas las problemáticas dentro de tu negocio. Y, por supuesto, tampoco si no tienes claro qué aspiras conseguir con un método de gestión diferente.

Mediante lo que son los sistemas ERP, solucionas muchos inconvenientes dentro de tu empresa. Sin embargo, debes tener bien identificadas las distintas problemáticas y saber qué necesidad aspiras solventar con este tipo de método de gestión.

Para ello, un buen inicio es utilizar los indicadores clave de rendimiento (o KPI), ya que el análisis de los mismos te servirá para entender la necesidad de intervención del sistema ERP.

2. Eval√ļa tus opciones

Debes ser consciente de que no todos los sistemas ERP te servirán de la misma forma. Debes elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades y evaluar la mejor opción.

Elegir el sistema más óptimo es fundamental, por lo que debes pensar, no sólo en las necesidades a resolver actualmente, sino también en las futuras. Te dejamos una lista breve con los principales sistemas ERP en el mercado:

SAP

Cuenta con un sistema de información seguro y actualizaciones frecuentes. su objetivo es acelerar la resolución de inconvenientes, relacionados con los siguientes procesos:

  • Servicios
  • Compras
  • Producci√≥n
  • Finanzas
  • Recursos Humanos
  • Ventas

Oracle

El sistema ERP de esta compa√Ī√≠a estadounidense permite gestionar desde la contabilidad hasta la emisi√≥n de reportes. Incluso, tienes la posibilidad de trabajar de forma h√≠brida con una opci√≥n en la nube, siguiendo el modelo de Cloud Computing.

TOTVS

Esta empresa brasile√Īa brinda servicios ERP a empresas de diversos tama√Īos, siendo eficaz para la resoluci√≥n de tareas y actividades diarias, tanto de empresarios como de gerentes.

Puedes hacer un control financiero y fiscal, acciones administrativas o el an√°lisis del ROI (uno de los indicadores financieros para empresas m√°s conocidos)

Tiny ERP para comercio electrónico

A diferencia del TOTVS, se enfoca en peque√Īas empresas o tiendas digitales. La intenci√≥n es incrementar la eficacia de los procesos internos de estas compa√Ī√≠as, mediante el acceso a gr√°ficos y m√©tricas importantes.

Incluso, temas como hacer el presupuesto de una empresa ser√°n menos complejos con este tipo de sistema ERP.

Cuenta Blue ERP

Otro software ERP importante dentro del mercado brasile√Īo. Tiene integraci√≥n con plataformas como CRMG, pagos o automatizaci√≥n de marketing.

3. Migración de datos

Un paso crucial dentro del proceso de lo que son los sistemas ERP es migrar los datos. La calidad de la información que vas a migrar, así como las codificaciones del sistema previo representan un esfuerzo para poder reconocer de forma correcta el origen de cada uno de los datos que analizarás.

Posterior al análisis, estos datos deben ser depurados e insertados en lo que será la nueva base de datos del sistema ERP. Sólo los datos prioritarios deben ser transferidos al sistema.

4. Formación del personal

Un punto clave para poder poner en funcionamiento lo que son los sistemas ERP es el de que el personal que vaya a hacer uso de esta herramienta debe estar capacitado para utilizarlo.

Los colaboradores deben poder usar el ERP y garantizar que se sientan lo más cómodos posible con el sistema ERP y, así, incrementar tanto su experiencia como su conocimiento del sistema.

5. Poner en marcha el sistema

En este punto, está listo el sistema ERP para arrancar, así que revisa que esté todo en orden para su puesta en marcha.

Una recomendación adicional es que realices una prueba de funcionalidad antes de empezar, sólo como medida de seguridad adicional. ¡Y listo!

6. Control y seguimiento

Debes saber que, con instalar un sistema ERP, no significa que el proceso esté completo. Se trata de algo continuo, que debes mantener bajo seguimiento y, así, evitar cualquier posible inconveniente que pueda ocurrir con relación a su funcionalidad.

También debes hacer un mantenimiento periódico de lo que son los sistemas ERP de forma continua, para poder garantizar la funcionalidad de la herramienta.

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Con estos pasos, tu empresa est√° m√°s que preparada para utilizar lo que son los sistemas ERP. No s√≥lo tendr√°s procesos internos m√°s r√°pidos, simples y seguros, sino que tambi√©n posicionar√°s a tu compa√Ī√≠a a la vanguardia del mercado.

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