Emprender un negocio conlleva ciertas responsabilidades que se deben tener siempre en consideración, por lo que conocer qué son los registros contables y entender para qué sirven, resulta imprescindible para garantizar el equilibrio de tus balances financieros y cumplir con las responsabilidades a los clientes tanto internos como externos
Dentro de estas responsabilidades se encuentra el tener que rendir cuentas a los socios, clientes, proveedores, empleados, autoridades fiscales como el Servicio de Administración Tributaria (SAT) o incluso a los bancos si se solicitó un crédito como una fuente de financiamiento para iniciar la empresa.
De ahí la importancia de mantener los números claros, propiamente registrados y actualizados de forma regular; con el fin de que sean de fácil acceso y fácil entendimiento en caso de que la empresa tuviera una auditoría fiscal.
Tener registros contables al día puede ser la diferencia entre mantener las operaciones o el cierre de una empresa.
En éste artículo responderemos: ¿Qué son los registros contables y cuál es su función?, ¿cómo se clasifican los registros contables y qué datos debe incluir?
Libros contables, el paso antes de los registros contables
Para entender qué son los registros contables debemos ir un paso antes y definir qué son los libros contables, pues estos forman parte trascendental en el proceso de la realización de dichos registros.
Los libros contables son documentos en los que se registra la información financiera y económica de una empresa, ya sea física o digitalmente.
En los libros contables se deben incluir todas operaciones que se realizaron durante un período de tiempo determinado.
Por lo tanto, su objetivo principal es guardar los registros contables de la empresa de manera ordenada y cronológica.
Otro de los grandes beneficios de los libros contables es que permiten extraer información financiera específica de la empresa, y esto ayuda a conocer los balances generales de los registros contables e incluso a realizar aclaraciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), a quien se le deben presentar periódicamente.
Es por eso que se recomienda guardar y conservar los libros contables de una empresa durante 6 años o más.
Características de los libros contables
Las características más importantes de los libros contables son:
- Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.
- Registran información contable y financiera real.
- Se componen por anotaciones de los registros contables. Estos deben hacerse en orden cronológico.
- Tienen carácter y validez legal.
- Pueden llevarse en papel o de forma digital.
¿Qué son los registros contables?
Los registros contables son los ingresos de información referente a los movimientos de recursos financieros en los libros contables.
La función de los registros contables es llevar una bitácora de cada operación realizada. Cada uno de los movimientos antes mencionados se registran en dos cuentas, mostrando el uso y el origen de los recursos.
El conjunto de registros contables se usa como base para calcular los resultados de las actividades de una empresa y su balance general.
Así como con los libros contables, los registros contables no sólo sirven para llevar el seguimiento de los estados financieros de la empresa, sino que también fungen como soporte y respaldo ante el SAT en caso de una auditoría o fiscalización.
Beneficios de los registros contables
Existen grandes beneficios para una empresa que resultan de llevar correctamente todos los registros contables, por ejemplo:
- Controlar los flujos de efectivo.
- Verificar la rentabilidad de la empresa.
- Servir como respaldo ante terceros como socios, clientes, proveedores, empleados y el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Dar visibilidad a la hora de tomar decisiones para el futuro de la empresa, como impulsar su crecimiento, comprar sucursales, expandirse, etc.
Tipos de registros contables
Los registros contables se pueden separar en dos grupos:
- Obligaciones contables y registrales
- Clasificación PGC (Plan General Contable)
Obligaciones contables y registrales
El Código de Comercio establece que los siguientes registros contables sean obligatorios:
Libro diario: En él se lleva el registro de todas las operaciones económicas realizadas por la empresa en el día a día.
Como lo vimos anteriormente, cada registro debe tener un orden cronológico de forma rigurosa.
Después de que los datos son reunidos en el libro diario son trasladados al libro mayor, y estos son de suma importancia para la realización de los estados financieros al final de cada período o ejercicio.
Como paréntesis, debemos apuntar que el libro mayor es el que se encarga de reflejar todas las operaciones económicas ejecutadas y registradas en el libro diario a lo largo de un periodo contable.
De esta forma, permite conocer en todo momento el saldo y las operaciones registradas.
Todos los registros asentados en el libro diario pasan al libro mayor.
Libro de inventarios y Balances: Este libro, como su nombre lo indica, incluye el balance e inventario inicial de una empresa lo más detallado posible, después debe ser actualizado por lo menos cada trimestre.
En el libro de inventarios y balances deben asentarse los siguientes aspectos:
- El balance e inventario final.
- Los balances de sumas y saldos.
- La cuenta de resultados.
- Las cuentas anuales compuestas por el Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
También existen una serie de registros contables que, aunque no son exigidos por la ley, le permiten a una empresa llevar un mejor seguimiento y administración de sus transacciones, por ejemplo:
- El Estado de resultados.
- El Estado de flujos del efectivo.
Clasificación PGC (Plan General Contable)
El Plan General Contable es un documento que contiene las normas contables vigentes y aplicables a las empresas.
Funciona como un manual de consulta y referencia al que los profesionales en materia de contabilidad acuden para aclarar y definir procesos.
El Plan General Contable tiene dos clasificaciones para los tipos de registros contables de acuerdo a las diferentes transacciones que se registren en él, los Asientos por temática y los Asientos por cuenta.
Asientos por temática
- Compras: Adquisición y pago de productos y servicios.
- Ventas: Venta y cobro de productos y servicios derivados de la actividad de la empresa (anticipos de clientes, descuentos por pronto pago, devoluciones, entre otros.)
- Operaciones financieras: Contratación y mantenimiento de operaciones financieras (operaciones en moneda extranjera, contratación de operaciones de financiación, pago de cuotas de operaciones de financiación, entre otras).
- Impuestos y tributos: Pago de impuestos y tributos (IVA, impuestos de sociedades, etc.).
- Nóminas: Operaciones relacionadas principalmente por el Departamento de Recursos Humanos (pago de nóminas, contabilización de honorarios de trabajadores autónomos y liquidación de seguros sociales).
- Amortizaciones y provisiones: Aplicación de amortizaciones y provisiones de activos no circulantes y de elementos circulantes de la empresa.
- Activos no circulantes: Adquisición y mantenimiento de los activos no circulantes de la empresa (asientos de gastos, subvenciones, ampliaciones y mejoras de los activos).
- Suplidos: En él se registran los asientos que no corresponden a los otros grupos como el intercambio sin mediación monetaria y la contabilización de facturas emitidas y recibidas por medio de terceros.
Asientos por cuenta
- Financiación básica: Cuentas relacionadas con la financiación a largo plazo (aportaciones de socios, capital social, beneficios no distribuidos, reservas, etc).
- Inmovilizados: Activos no circulantes o estructurales, estos se pueden llegar a depreciar con el paso del tiempo (maquinaria, terrenos, oficinas, propiedades comerciales, almacenes, entre otros).
- Existencias: Materia prima y activos que permiten el proceso productivo de la empresa. (mercancía, productos terminados, etc.)
- Acreedores y deudores: Son las obligaciones y derechos de la empresa como resultado de su actividad comercial y/o de sus obligaciones sociales. (proveedores, acreedores, clientes, SAT, entre otros.)
- Cuentas financieras: Derechos y obligaciones financieras de la tesorería de la empresa y las cuentas relacionadas a ella.
- Compras y gastos: Pérdidas de valor de los activos no circulantes, provisiones y gastos previsibles (compras, suministros, despensas, sueldos, servicios bancarios, intereses, amortizaciones, entre otros).
- Ventas e ingresos: Todos los ingresos resultados de la actividad comercial, ingresos extraordinarios y beneficios financieros.
¿Qué datos debe incluir un registro contable?
Para poder identificar y clasificar de manera correcta cada una de las transacciones en el registro contable es muy importante que contengan esta información:
- Número de la transacción para el registro cronológico de cada operación.
- Fecha de la anotación.
- Código y denominación correspondiente de acuerdo a la Clasificación PGC (Plan General Contable) antes mencionada.
- Importes asociados a cada cuenta.
- Descripción de la operación.
Ahora ya sabes qué son los registros contables y por qué es tan importante incluirlos en tus planes de negocio. Pueden ser la diferencia entre tener un negocio exitoso y uno que no permanecerá en actividades durante mucho tiempo.
¿Qué técnica utilizabas para llevar tus balances financieros antes de conocer los registros contables?
Para finalizar, podemos resumir que:
- Los libros contables son documentos en los que se registra la información financiera y económica de una empresa, ya sea física o digitalmente.
- El objetivo principal de los libros contables es guardar los registros contables de la empresa de manera ordenada y cronológica.
- Los libros contables y los registros contables se deben durante 6 años o más debido a cualquier aclaración ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
- Los registros contables son los ingresos de información referente a los movimientos de recursos financieros en los libros contables.
- La función de los registros contables es llevar una bitácora de cada operación realizada.
- Los tipos de registros contables son: Obligaciones contables y registrales, y Clasificación PGC (Plan General Contable).
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