Conocer la importancia de una orden de compra es vital para garantizar la legalidad de las exportaciones de una empresa y evitar inconvenientes durante los procesos financieros de la misma.

No solo se trata de un requisito indispensable durante una transacción comercial entre dos figuras, sino también de una herramienta financiera que aportará positivamente a la gestión contable de tu empresa y hará que los procesos comerciales sean ejecutados con mayor transparencia.

Pero, ¿qué es una orden de compra y cómo hacer una? ¿Cuál es la importancia de una orden de compra para una empresa? ¿Qué elementos debe contener una orden de compra para que esté completa?

Hemos escrito esta nota con el objetivo de explicarte a detalle cómo funciona una orden de compra para que puedas llevar un óptimo control de la actividad financiera de tu compañía. Al finalizar, podrás descargar de manera gratuita una plantilla de orden de compra para exportación que será de gran ayuda para optimizar los procesos de tu empresa.

¿Qué es una orden de compra?

Antes de mencionar la importancia de una orden de compra, primero echemos un vistazo a su definición. Una orden de compra es un documento oficial que determina la relación entre un cliente y proveedor.

En ella, el comprador solicita los productos que desea adquirir y detalla las características principales de dicha mercancía. Posteriormente, el vendedor revisará que la orden de compra contenga los datos necesarios para proceder a verificar la disponibilidad de lo solicitado.

Cuando las empresas saben cómo generar una orden de compra, se establece una relación directa entre ambas figuras y se genera un contrato formal para que el proceso sea ejecutado con mayor garantía.

Por lo tanto, una orden de compra es un recurso que aporta a la gestión de los procesos financieros internos y permite llevar un control del capital mucho más organizado, así que debes asegurarte de implementar este documento en tu negocio para que tus acuerdos comerciales cumplan con lo pactado.

mujer agregando orden de compra un pedido
Fuente: Pexels 2021

¿Cuál es la importancia de una orden de compra?

Así como es vital conocer el impacto del factoraje sin recurso para tu empresa, es fundamental que sepas que la orden de compra es de gran importancia para la transparencia de tus transacciones comerciales en cualquier circunstancia.

Por lo tanto, a continuación te mencionamos algunas ventajas de este documento:

Genera confianza y seguridad

La importancia de la orden de compra radica en transmitir una noción de tranquilidad hacia tus clientes o proveedores.  Al estar todas las partes involucradas, cada una de las figuras son conscientes del proceso financiero que se está llevando a cabo.

Brinda garantía

Además de ser un recurso que garantiza la transparencia en los procesos de exportación e importación, la orden de compra es una constancia escrita sobre los productos adquiridos y sus más importantes atributos.

Es decir, la importancia de una orden de compra está en registrar detalles sobre el precio de la transacción, la cantidad de mercancías a negociar, su peso y las fechas de entrega.

Por ende, gracias a la implementación de una orden de compra, será mucho más fácil realizar alguna reclamación en caso de identificar alguna irregularidad.

Optimiza el inventario y regula el flujo de movimiento

Al llevar un control sobre las exportaciones e importaciones en relación a una orden de compra, estarás mejor informado sobre los productos que salen de tu inventario o los que están por llegar en un tiempo determinado.

Además, utilizando otras herramientas como lo es una hoja de balance, llevarás un control mejor regulado sobre las finanzas de tu empresa y sabrás qué mercancía es la que necesitas comercializar con mayor frecuencia.

Permite proyectar fechas de aprovisionamiento

La importancia de una orden de compra también gira en torno a identificar el flujo de exportación e importación de acuerdo a las necesidades del mercado.

Con este documento, tendrás una idea de los periodos en los que es más conveniente comercializar productos y evitar afectar la actividad productiva de tus clientes.

Flexibiliza el cálculo del presupuesto

A través de este recurso financiero, podrás tener una idea sobre los gastos de tu compañía en relación a los ingresos y egresos de la misma.

De esta manera, podrás realizar proyecciones a largo plazo que no desajusten tu presupuesto. He ahí la importancia de una orden de compra para los procesos tanto internos como externos de tu empresa.

cajas con ordenes de compra
Fuente: Pexels 202

¿Qué debe llevar una orden de compra?

Ahora que ya sabes el significado de la orden de compra, vamos a platicar sobre lo que este documento debe contener para que los procesos sean claros y efectivos.

De acuerdo a un informe de Hubspot, estas son las partes básicas de una orden de compra:

1. Encabezado

En este apartado de tu orden de compra deben ir los datos básicos de tu empresa, como pueden ser:

  • Número de orden de compra
  • Nombres del solicitante
  • Dirección comercial
  • Fecha del pedido

2. Información del proveedor

Aquí debe ir la información general del destinatario de la orden de compra. Al igual que en el punto anterior, incluye los datos básicos del proveedor como su nombre completo, un número de contacto y la dirección.

3. Datos del envío

Posteriormente en tu orden de compra, determina el lugar de origen y la ubicación de destino, así como también el método de envío, los términos y las fechas estimadas para la entrega de los productos.

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4. Detalles del pedido

Realiza una lista detallada en tu orden de compra en relación a los productos que estás adquiriendo o comercializando. Para ello, procura incluir los siguientes puntos:

  • Nombre completo del producto
  • Código del producto
  • Descripción del artículo
  • Cantidad del artículo
  • Peso del artículo
  • Precio por unidad
  • Fecha estimada de entrega

Del mismo modo, ten presente que esta información debe ser gestionada y entregada por el personal de logística al embarcador correspondiente. De este modo, ambas figuras tendrán conocimiento sobre el flujo de la mercancía y monitorear su trayecto hasta su entrega.

Asimismo, puedes hacer uso de un documento denominado routing order, el cual consiste en la instrucción emitida por el cliente a su proveedor con el fin de que la empresa de embarque pueda presentarse en el destino como un transportador autorizado.

5. Resumen

La parte final de una orden de compra está compuesta por los últimos detalles de la transacción, como pueden ser los descuentos aplicables, los impuestos, los costos de envío y el precio total del proceso de exportación o importación.

En ocasiones, la orden de compra funciona como la forma principal del contrato, incluso si este documento es firmado por el vendedor, se considera como aprobado por la parte.

Una vez firmado, ya se considera como un contrato legal, lo que hace que ambas partes tengan que cumplir lo estipulado. Es por esto que, al tomar la decisión de generar una orden de compra, debes revisar cautelosamente la información consignada para asegurar que ambas partes están de acuerdo al 100% con lo estipulado en el documento.

Si quieres optimizar tus procesos de exportación y contar con liquidez, recuerda que en Mundi podemos ayudarte a obtener el cobro anticipado de tus facturas de exportación.

¿Original vs. Copia?

La orden de compra se emite en original con copia, ¿quién y por qué se queda el documento original?

  • Original: El documento original se le envía al vendedor. Sirve para preparar el pedido y comenzar la facturación en caso de que este sea aceptado.
  • Copia: Comprador. La copia es propiedad del departamento de contabilidad para hacer el registro en de la cuenta por pagar, por lo regular otra copia se la queda el departamento de Compras. Le sirve como constancia de la mercancía que solicitó al vendedor.
orden de compra en una caja
Fuente: Pexels 2020

Recomendaciones para el uso de una orden de compra

Ahora bien, es probable que ya conozcas la importancia de una orden de compra, así como los elementos que la componen y sus características básicas.

Sin embargo, queremos darte algunas recomendaciones para que tu experiencia con este documento sea satisfactoria y puedas aprovechar las ventajas de contar con este recurso.

  • Asegúrate de contar con un departamento de compras y logística que se encargue de gestionar la orden de compra, ya que éste deberá darle seguimiento a la transacción desde su origen hasta su finalización.
  • Percibe a una orden de compra como un requisito vital para cualquier tipo de transacción comercial de exportación o importación.
  • Garantiza que tu empresa tenga los recursos necesarios para emitir una orden de compra y enviarla a las figuras involucradas. Asegúrate de establecer una buena comunicación entre tu cliente y tu compañía para evitar malentendidos en el camino.

Plantilla de orden de compra

Luego de haber comprendido la importancia de una orden de compra y entender su rol en los funcionamientos de una empresa, te invitamos a descargar esta plantilla de orden de compra internacional de forma gratuita para que comiences a utilizarla en las exportaciones e importaciones de tu compañía.

Orden de Compra Internacional

Esperamos que esta nota haya sido de gran ayuda para conocer qué es una orden de compra y cuál es su impacto en las empresas. Ten en cuenta que se trata de un documento vital para optimizar los flujos de mercancía y garantizar que los procesos se ejecuten con mayor transparencia.

Asegúrate de dar a conocer la importancia de una orden de compra a los colaboradores correspondientes de tu compañía para asegurar un flujo de trabajo en sintonía.

¡Éxitos!