Al momento en que una transacción está acordada entre el importador y el exportador, el exportador es quien tiene la tarea de emitir una cotización. Al momento en que las dos partes acuerden el precio final, el comprador es quien tendrá que emitir la orden de compra. Pero, ¿qué es una orden de compra?

La orden de compra es un documento que tiene que emitir quien compra la mercancía, el comprador (importador), con ella este puede pedir la mercancía al vendedor. Este documento es enviado al vendedor, quien tendrá que revisar la disponibilidad de lo solicitado para continuar con la transacción.

Ahora que ya sabes el significado de la Orden de Compra, vamos a platicar sobre lo que este deberá de contener:

  • Datos del vendedor.
  • Número de orden de compra.
  • Fecha de pedido.
  • Cantidad de artículos solicitados.
  • Qué INCOTERM se está utilizando.
  • Tiempos de entrega.
  • Información detallada de los bienes comprados.
  • Términos de pago.

También se tiene que agregar información de la misma empresa:

  • Detalles de la empresa.
  • Número identificador de la orden de compra.
  • Información detallada del proveedor.
  • INCOTERM a utilizar en la transacción.
  • Tiempos de entrega.

En ocasiones, la Orden de Compra funciona como la forma principal del contrato, incluso si este documento es firmado por el vendedor, se considera como aprobado por la parte.

Una vez firmado, ya se considera como un contrato legal lo que hace que ambas partes tengan que cumplir lo estipulado. Es por esto que al tomar la decisión, se revise cautelosamente para asegurar que ambas partes están de acuerdo al 100% con lo estipulado en el documento la Orden de Compra.

¿Original vs Copia?

La Orden de Compra se emite en original con copia, ¿quién y por qué se queda el documento original?

Original: El documento original se le envía al vendedor. Sirve para preparar el pedido y comenzar la facturación en caso de que este sea aceptado.

Copia: Comprador. La copia es propiedad del departamento de Contabilidad para hacer el registro en de cuenta por pagar, por lo regular otra copia se la queda el departamento de Compras. Le sirve como constancia de la mercancía que solicitó al vendedor.