¿Estás a punto de llevar a cabo tus primeras exportaciones fuera de México? Entonces, debes saber que una orden de compra internacional es el documento indicado para tener un correcto flujo de tus operaciones financieras y poder gestionar efectivamente la circulación de las mercancías que comercializa tu empresa.

Además de ser una herramienta que tiene el rol de comprobar la transparencia y la legalidad de las exportaciones, una orden de compra internacional es el contrato formal entre las dos figuras involucradas en un negocio, por lo que deberás tenerla en cuenta cada vez que cierres una venta o llegues a un acuerdo con un cliente en el extranjero.

Por lo tanto, en esta nota te platicaremos sobre qué es una orden de compra internacional, cómo hacer una y cuáles son los elementos que debe contener esta orden de compra. Al finalizar, te compartiremos un formato de orden de compra internacional para exportación que podrás descargar desde hoy mismo para que empieces a optimizar el flujo de tus procesos operativos.

Orden de compra internacional: ¿Qué es y para qué sirve?

Una orden de compra internacional es un documento generado por un comprador con el fin de solicitar mercancías a un vendedor que se encuentra en el extranjero.

Esta orden de compra actúa como un contrato formal entre ambas partes del negocio, pues en dicho documento se encuentra detallada toda la información correspondiente a un proceso de exportación y registrará que todo se cumpla de acuerdo a lo pactado.

Del mismo modo, debes saber que una orden de compra internacional cumple el rol de ser un puente de comunicación indirecto entre tu empresa y tus clientes, ya que al contener cada detalle de las exportaciones y concretar un proceso de compra o venta de mercancía, ampliarás tus conexiones fuera del país y ter permitirá llegar a nuevos clientes potenciales.

Por tal motivo, la importancia de una orden de compra radica en garantizar la transparencia de las exportaciones, registrar de forma escrita los productos adquiridos y tener conocimiento sobre los términos más importantes de los pedidos.

orden de compra internacional
Fuente: Pexels 2020

¿Cómo se hace una orden de compra internacional?

Cuando llegues a un acuerdo entre tu empresa, tu cliente y tengas claridad sobre la mercancía a comercializar, tú como exportador, en primer lugar, puedes emitir una cotización internacional para dar a conocer los detalles más importantes sobre el flujo operativo de tu negocio y los costos fijos de tus productos.

Una vez tu cliente acepte las condiciones de la transacción y los términos de exportación, deberás emitir una orden de compra internacional para que el proceso se haga efectivo.

▶ Para ello, asegúrate de contar con un formato de orden de compra internacional que contenga los campos, los detalles y las especificaciones más importantes de tu mercancía que tu cliente deba tener en cuenta (recuerda que podrás descargar el formato al final de la nota).

Desde el momento en que ambas partes del negocio tienen una copia de la orden de compra internacional (física o digital), la empresa exportadora comenzará a preparar el pedido y a gestionar el traslado del producto. Esta parte del proceso implica chequear que el inventario tenga abasto para cumplir con lo solicitado, así como verificar que las empresas transportadoras cuentan con la disponibilidad necesaria para cumplir con los tiempos de entrega.

Cuando todo esté listo para ser despachado, la orden de compra internacional será una constancia de los acuerdos pactados y aportará a la gestión contable de tu negocio.

¿Qué área debe emitir una orden de compra internacional?

Independientemente del tipo de empresa que tengas actualmente, ten presente que contar con un área o un departamento de logística es imprescindible para gestionar correctamente el flujo operativo de las exportaciones internacionales.

La logística en la exportación debe ser un pilar sobre el que debas trabajar e invertir recursos constantemente, pues será el área encargada de administrar los procesos y/o los documentos financieros de tus negocios, como puede ser una hoja de balance o una orden de compra internacional.

En resumen, el departamento de logística es la figura indicada para gestionar una orden de compra internacional desde el inicio hasta la finalización del proceso de exportación. Asimismo, ten presente que este área deberá suministrar una copia de la orden de compra internacional al embarcador correspondiente, pues dicha figura también cumple un papel primordial al ser el vehículo que posibilitará el transporte de la mercancía.

  • Nota: generalmente, una orden de compra internacional es emitida por el comprador. No obstante, hay sectores en donde vendedores con una alta experiencia en exportación internacional, emiten automáticamente la orden de compra para quien desee adquirir su mercancía.

Del mismo modo, establecer una buena comunicación con el embarcador al momento de llevar a cabo la exportación internacional, será clave para tener claridad sobre el proceso de distribución.

De esta manera, el departamento de logística tendrá conocimiento acerca del estado del pedido y podrá comunicarse con el medio de transporte en caso de presentarse algún inconveniente.

como hacer una orden de compra internacional
Fuente: Pexels 2020

¿Qué debe contener una orden de compra internacional?

Aunque hayamos mencionado que en una una orden de compra internacional deben ir consignados todos los detalles acerca de una exportación fuera de México, existen algunos datos obligatorios que deben estar presente en este documento.

Veamos.

Información del vendedor

Se debe incluir la información básica de quien vende la mercancía, es decir, el nombre completo de la empresa, el número de identificación correspondiente y la firma legal al pie de la orden de compra internacional.

Información del vendedor

Al igual que en el punto anterior, una orden de compra internacional debe contener los datos sobre quién compra la mercancía, como lo es su nombre, su número de identificación y su domicilio fiscal.

Datos de la entrega

En este apartado de la orden de compra internacional, se debe incluir la información relacionada a las fechas de recogida y de entrega de la mercancía, así como el nombre de la empresa transportadora.

Detalles de la mercancía

Esta es, quizás, una de las partes de una orden de compra internacional más importantes, pues en ella debe estar consignada la información acerca de la mercancía que el comprador recibirá. Aquí debe especificarse el nombre de los productos, cantidades y/o unidades.

Detalles de la transacción

Por último, una orden de compra internacional debe contener toda la información relacionada a los costos de la exportación y detalles de la transacción. Aquí podemos contemplar los siguientes puntos:

  • Método de pago
  • Impuestos
  • Descuentos (si aplica)
  • Costo total de la operación

Cuando la orden de compra internacional sea aceptada y firmada por las partes involucradas, se convierte automáticamente en un contrato legal entre ambas figuras. Por lo tanto, asegúrate que dicha orden de compra contenga la información correcta para evitar malentendidos en la entrega de la mercancía.

Formato de orden de compra internacional

Después de haber aprendido cuáles son los componentes de una orden de compra internacional, queremos compartirte esta plantilla de orden de compra para exportación que podrás descargar de manera gratuita y comenzar a implementarla en las exportaciones internacionales que realiza tu compañía.

Solo debes completar tus datos y podrás descargar el formato de orden de compra internacional en cuestión de segundos.

¡Y este ha sido nuestro post! Esperamos que toda la información expuesta a lo largo de esta nota haya sido de gran ayuda para entender qué es una orden de compra internacional y cuáles son sus principales componentes.

Ahora que conoces su importancia y su impacto en el flujo de mercancías, es vital que comiences a implementarla en tu compañía para asegurar una gestión contable efectiva y poder expandir tus negocios con diferentes clientes en el extranjero.

¡Éxitos!