En el mundo de los negocios todo evoluciona; el comercio en general, y c贸mo se realiza, se transforma todo el tiempo, por lo tanto su log铆stica y procesos tambi茅n lo hacen.

Dentro de la log铆stica de todas las empresas que venden, distribuyen o exportan productos se encuentra la gesti贸n de almacenamiento, que ha facilitado dichas labores de distribuci贸n y exportaci贸n.

El almac茅n, que antes no era de gran relevancia para los negocios, se ha convertido en un elemento clave porque adem谩s de resguardar los productos, es proveedor de los mismos, y si se tiene un buen sistema de almacenaje, puede incluso incrementar su rentabilidad.

De aqu铆 la importancia de este art铆culo, donde adem谩s de hablar sobre los beneficios y funciones del almacenaje, daremos algunos consejos para que armes y le saques el m谩ximo provecho a tu gesti贸n de almacenamiento.

驴Qu茅 es la gesti贸n de almacenamiento?

Hoy en d铆a, el almac茅n dej贸 de ser 煤nicamente un espacio donde se guardan y reparten mercanc铆as, sino que es un componente que ayuda a la estructura sistematizada de una empresa. En 茅l se controla el armado y empacado de los pedidos, su protecci贸n y preservaci贸n, el reacondicionamiento de los productos, y la planeaci贸n, implementaci贸n y control de sus env铆os.

As铆 nace la necesidad de tener un sistema de gesti贸n de almacenamiento, que se define como un conjunto de procesos que mejoran:

  • Log铆stica de recepci贸n y salidas de mercanc铆a.
  • Almacenaje y movimiento de cualquier producto dentro del almac茅n hasta su distribuci贸n final.
  • Maximizaci贸n del volumen disponible.
  • Optimizaci贸n de las operaciones de manipuleo y transporte de los productos.
  • Rapidez de las entregas.
  • An谩lisis y tratamiento de los datos generados.

Aunque parecieran tareas sencillas, muchas empresas dejan a un lado la gesti贸n de almacenamiento y esto provoca eventualmente que empiecen a tener problemas de optimizaci贸n en cuanto al abastecimiento y la distribuci贸n f铆sica de los productos.

Un gran almac茅n listo para ser usado
Fuente: Pexels 2021

Beneficios de la gesti贸n de almacenamiento

Ya platicamos sobre los objetivos de la gesti贸n de almacenamiento, 驴pero qu茅 beneficios tiene crear un sistema de almacenaje? Podemos enlistar algunos, que incluso van m谩s all谩 de la parte log铆stica:

  • Optimizaci贸n de costos operativos.
  • Reducci贸n de tiempos de respuesta y de tiempo de procesos.
  • Reducci贸n de tareas administrativas.
  • Agilizaci贸n del paso de los productos por el almac茅n.
  • Realizar entregas puntuales
  • Identificaci贸n correcta de los productos.
  • Mejora de la gesti贸n del nivel de inversi贸n del producto en circulaci贸n.
  • Maximizar el espacio disponible en almac茅n.
  • Tener inventarios precisos.

Y todo esto da como resultado un aspecto muy importante, la satisfacci贸n del cliente.

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Etapas de la gesti贸n de almacenamiento

La gesti贸n de almacenes debe contemplar 3 etapas muy importantes:

  1. Planificaci贸n y organizaci贸n en la gesti贸n de almacenamiento: Estas actividades son de car谩cter estrat茅gico y t谩ctico, y tienen que ver con
  • El dise帽o de la red de distribuci贸n y almacenamiento.
  • Ubicaci贸n y tama帽o del almac茅n.
  • Modelos de la organizaci贸n f铆sica del almac茅n.
  • Dise帽o y layout del almac茅n.

Toda empresa debe tener clara su red de distribuci贸n y almacenamiento, ya que debe ser acorde a su mercado y a la capacidad que se tiene para dar respuesta a las necesidades del mismo.

Una vez que est茅 identificada la red de distribuci贸n y almacenamiento, se debe decidir sobre el tipo de almac茅n y la ubicaci贸n m谩s conveniente del mismo, para que la salida de los productos sea la m谩s f谩cil y adecuada.

  1. Direcci贸n en la gesti贸n de almacenamiento: Etapa donde se consideran
  • La recepci贸n de los productos.
  • El almacenamiento de los productos.
  • El movimiento de los productos.

En cuanto al movimiento, se refiere al traslado de los productos de una zona a otra dentro del almac茅n, por ejemplo, desde la zona de recepci贸n hasta su ubicaci贸n de almacenamiento.

Tambi茅n dentro del movimiento de los productos se pueden considerar los flujos de entradas y salidas del almac茅n, por ejemplo:

  • Last In 鈥 First Out (LIFO): Consiste en que la 煤ltima mercanc铆a que entra a almac茅n, es la primera que sale para su expedici贸n. Este flujo es utilizado cuando se trata de productos frescos.
  • First In 鈥 First Out (FIFO): Es cuando la primera mercanc铆a que entra en almac茅n, es la primera que es sacada del mismo. Este flujo es el m谩s usado para evitar las obsolescencias o vencimientos de los productos.
  • First Expired 鈥 First Out (FEFO): Aplica cuando el producto de fecha m谩s pr贸xima de caducidad es el primero en salir.
  1. El control en la gesti贸n del almac茅n (etapa tambi茅n llamada 鈥渋nformaci贸n鈥): Esta etapa abarca todos los procesos antes mencionados de recepci贸n, almacenamiento y movimiento que se dan en la gesti贸n de almacenes.

La etapa de informaci贸n o control en la gesti贸n del almac茅n, se desarrolla por tres v铆as:

  • Informaci贸n para gesti贸n.
  • Identificaci贸n y trazabilidad de mercanc铆as.
  • Identificaci贸n de ubicaciones.

Hablando espec铆ficamente sobre la Identificaci贸n y trazabilidad de mercanc铆as, podemos destacar que su uso principal es para saber d贸nde se encuentra cada producto dentro del almac茅n.

Para incluirla dentro de la gesti贸n de almacenamiento, se tienen que realizar un par de tareas previamente:

  • Codificar el almac茅n: Toda bodega, nave, zona, 谩rea y ubicaci贸n debe poseer una codificaci贸n 煤nica que la diferencia del resto.
  • Codificar la mercanc铆a: Toda la mercanc铆a que ingrese al almac茅n debe ser debidamente identificada. Tambi茅n, debe estar relacionada de forma directa con la codificaci贸n de almac茅n para saber en d贸nde se encuentra.

La informaci贸n que debe incluir es:

  • Registros de la actividad diaria.
  • Configuraci贸n del almac茅n: instalaciones, layout, etc.
  • Datos t茅cnicos de las mercanc铆as almacenadas.
  • Procedimientos e instrucciones de trabajo.
  • Informes de actividad para la Direcci贸n.
  • Datos relativos a los medios disponibles.
  • Evoluci贸n de los principales indicadores.
  • Perfiles y requisitos para los puestos dentro del almac茅n.

Esta etapa de informaci贸n es muy importante porque es el soporte general de la gesti贸n de almacenamiento.

Una persona operando una m谩quina dentro de un almac茅n
Fuente: Pexels 2021

Procesos de la gesti贸n de almacenamiento

Incluyendo la recepci贸n y el almacenamiento de los productos, la gesti贸n de almac茅n est谩 compuesta por 5 procesos principales:

  • Recepci贸n: Este proceso permite el control y gesti贸n de toda la mercanc铆a que ingresa al almac茅n, la descarga de los productos y la verificaci贸n del producto f铆sico vs los documentos de entrega.
  • Almacenamiento: Durante este proceso se permite identificar la mercanc铆a y ubicarla en un espacio f铆sico y previamente designado en la gesti贸n de almacenamiento.
  • Control de inventario: Tambi茅n conocida como Gesti贸n de Inventario, tiene como objetivo vigilar la existencia de los productos dentro del almac茅n. Tambi茅n, responde ante todos los movimientos que se realicen de la mercanc铆a.
  • Preparaci贸n de pedidos: Se le conoce tambi茅n como picking o surtido de pedidos; se trata del proceso de seleccionar la mercanc铆a solicitada seg煤n sus caracter铆sticas. Por ejemplo: Fecha de vencimiento, lote, fecha de manufactura, etc).
  • Despacho o Embarque: En este proceso se gestiona la salida de la mercanc铆a. Abarca desde la generaci贸n de toda la documentaci贸n necesaria como gu铆as de remisi贸n, listas finales del pedido u hoja de packing, entre otras; la inspecci贸n f铆sica del producto vs documentos; hasta el embarque de los productos en el transporte correspondiente.

Consejos para mejorar la gesti贸n de almacenamiento

Ahora que tenemos un panorama m谩s amplio sobre la gesti贸n de almacenamiento, podemos dar algunos tips que te servir谩n para mejorar los procesos, pues la organizaci贸n de un almac茅n es la clave para la gesti贸n de los productos en almacenaje.

Maximiza la organizaci贸n para aprovechar los espacios de tu almac茅n

Cada producto debe estar se帽alizado y diferenciado entre tipos de productos o tama帽os. De esta forma, cualquier trabajador podr谩 localizar r谩pidamente cualquier producto que se necesite.

Usa sistemas de estanter铆as

Esta es la mejor forma de aprovechar el espacio tanto de forma horizontal como vertical. Como un extra, podr谩s minimizar los recorridos y las p茅rdidas de tiempo dentro del almac茅n.

Establece 谩reas de trabajo espec铆ficas

Ponerle nombre y apellido concreto a cada 谩rea es importante para maximizar la producci贸n de cada tarea en la gesti贸n de almacenamiento.

No dejes de lado a la tecnolog铆a

Hoy en d铆a, la implementaci贸n de la tecnolog铆a es fundamental hasta en el sector de la log铆stica y el comercio en general, por supuesto, tambi茅n aplica en la gesti贸n de almacenamiento. Adem谩s de ser un diferenciador frente a la competencia, el uso de aplicaciones o herramientas que disminuyan el tiempo de las tareas y faciliten el trabajo del almac茅n ser谩 de suma ayuda al momento de realizar cada proceso.

Una persona organizando el inventario en estantes dentro de un almac茅n
Fuente: Pexels 2021

En resumen podemos destacar varios puntos:

  • La gesti贸n de almacenamiento es un conjunto de procesos que mejoran la log铆stica de recepci贸n y salidas de mercanc铆a; la optimizaci贸n de las operaciones de manipuleo y transporte de los productos, la rapidez de las entregas, entre otros.
  • Entre los beneficios de la gesti贸n de almacenamiento se encuentran la optimizaci贸n de costos operativos, la reducci贸n de tiempos de respuesta y de tiempo de procesos, poder realizar entregas puntuales y la identificaci贸n correcta de los productos, entre otros.
  • Existen 3 etapas que se deben considerar en la gesti贸n de almacenamiento las cuales son la planificaci贸n y organizaci贸n en la gesti贸n de almacenamiento, la direcci贸n en la gesti贸n de almacenamiento y la etapa de informaci贸n.
  • La gesti贸n de almacenamiento est谩 compuesta por 5 procesos: Recepci贸n, Almacenamiento, Control de inventario, Preparaci贸n de pedidos y Despecho.

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