En el mundo de los negocios todo evoluciona; el comercio en general, y la forma en cómo se realiza, se transforma todo el tiempo, por lo tanto, su logística y procesos también lo hacen.
Dentro de la logística de todas las empresas que venden, distribuyen o exportan productos, se encuentra la gestión de almacenamiento, que ha facilitado dichas labores de distribución y exportación.
El almacén, que antes no era de gran relevancia para los negocios, se ha convertido en un elemento clave porque además de resguardar los productos, es proveedor de los mismos, y si se tiene un buen sistema de almacenaje, puede incluso incrementar su rentabilidad.
De aquí la importancia de este artículo, donde además de hablar sobre los beneficios y funciones del almacenaje, daremos algunos consejos para que armes y le saques el máximo provecho a tu gestión de almacenamiento.
¿Qué es la gestión de almacenamiento?
Hoy en día, el almacén dejó de ser únicamente un espacio donde se guardan y reparten mercancías y se convirtió en un componente que ayuda a la estructura sistematizada de una empresa. En él, se controla el armado y empacado de los pedidos, su protección y preservación, el reacondicionamiento de los productos, y la planeación, implementación y control de sus envíos.
Así nace la necesidad de tener un sistema de gestión de almacenamiento, que se define como un conjunto de procesos que mejoran los siguientes puntos:
- Logística de recepción y salidas de mercancía.
- Almacenaje y movimiento de cualquier producto dentro del almacén hasta su distribución final.
- Maximización del volumen disponible.
- Optimización de las operaciones de manipuleo y transporte de los productos.
- Rapidez de las entregas.
- Análisis y tratamiento de los datos generados.
Aunque parecieran tareas sencillas, muchas empresas dejan a un lado la gestión de almacenamiento y esto provoca eventualmente que empiecen a tener problemas de optimización en cuanto al abastecimiento y la distribución física de los productos.
Beneficios de la gestión de almacenamiento
Ya platicamos sobre los objetivos de la gestión de almacenamiento, ¿pero qué beneficios tiene crear un sistema de almacenaje? Podemos enlistar algunos, que incluso van más allá de la parte logística:
- Optimización de costos operativos.
- Reducción de tiempos de respuesta y de tiempo de procesos.
- Reducción de tareas administrativas.
- Agilización del paso de los productos por el almacén.
- Realizar entregas puntuales
- Identificación correcta de los productos.
- Mejora de la gestión del nivel de inversión del producto en circulación.
- Maximizar el espacio disponible en almacén.
- Tener inventarios precisos.
Y todo esto da como resultado un aspecto muy importante, la satisfacción del cliente.
Etapas de la gestión de almacenamiento
La gestión de almacenes debe contemplar 3 etapas muy importantes:
- Planificación y organización en la gestión de almacenamiento: Estas actividades son de carácter estratégico y táctico, y tienen que ver con
- El diseño de la red de distribución y almacenamiento.
- Ubicación y tamaño del almacén.
- Modelos de la organización física del almacén.
- Diseño y layout del almacén.
Toda empresa debe tener clara su red de distribución y almacenamiento, ya que debe ser acorde a su mercado y a la capacidad que se tiene para dar respuesta a las necesidades del mismo.
Una vez que esté identificada la red de distribución y almacenamiento, se debe decidir sobre el tipo de almacén y la ubicación más conveniente del mismo, para que la salida de los productos sea la más fácil y adecuada.
2. Dirección en la gestión de almacenamiento: Etapa donde se consideran
- La recepción de los productos.
- El almacenamiento de los productos.
- El movimiento de los productos.
En cuanto al movimiento, se refiere al traslado de los productos de una zona a otra dentro del almacén, por ejemplo, desde la zona de recepción hasta su ubicación de almacenamiento.
También dentro del movimiento de los productos se pueden considerar los flujos de entradas y salidas del almacén, por ejemplo:
- Last In – First Out (LIFO): Consiste en que la última mercancía que entra a almacén, es la primera que sale para su expedición. Este flujo es utilizado cuando se trata de productos frescos.
- First In – First Out (FIFO): Es cuando la primera mercancía que entra en almacén, es la primera que es sacada del mismo. Este flujo es el más usado para evitar las obsolescencias o vencimientos de los productos.
- First Expired – First Out (FEFO): Aplica cuando el producto de fecha más próxima de caducidad es el primero en salir.
3. El control en la gestión del almacén (etapa también llamada “información”): Esta etapa abarca todos los procesos antes mencionados de recepción, almacenamiento y movimiento que se dan en la gestión de almacenes.
La etapa de información o control en la gestión del almacén, se desarrolla por tres vías:
- Información para gestión.
- Identificación y trazabilidad de mercancías.
- Identificación de ubicaciones.
Hablando específicamente sobre la Identificación y trazabilidad de mercancías, podemos destacar que su uso principal es para saber dónde se encuentra cada producto dentro del almacén.
Para incluirla dentro de la gestión de almacenamiento, se tienen que realizar un par de tareas previamente:
- Codificar el almacén: Toda bodega, nave, zona, área y ubicación debe poseer una codificación única que la diferencia del resto.
- Codificar la mercancía: Toda la mercancía que ingrese al almacén debe ser debidamente identificada. También, debe estar relacionada de forma directa con la codificación de almacén para saber en dónde se encuentra.
La información que debe incluir es:
- Registros de la actividad diaria.
- Configuración del almacén: instalaciones, layout, etc.
- Datos técnicos de las mercancías almacenadas.
- Procedimientos e instrucciones de trabajo.
- Informes de actividad para la Dirección.
- Datos relativos a los medios disponibles.
- Evolución de los principales indicadores.
- Perfiles y requisitos para los puestos dentro del almacén.
Esta etapa de información es muy importante porque es el soporte general de la gestión de almacenamiento.
Procesos de la gestión de almacenamiento
Incluyendo la recepción y el almacenamiento de los productos, la gestión de almacén está compuesta por 5 procesos principales:
- Recepción: Este proceso permite el control y gestión de toda la mercancía que ingresa al almacén, la descarga de los productos y la verificación del producto físico vs los documentos de entrega.
- Almacenamiento: Durante este proceso se permite identificar la mercancía y ubicarla en un espacio físico y previamente designado en la gestión de almacenamiento.
- Control de inventario: También conocida como Gestión de Inventario, tiene como objetivo vigilar la existencia de los productos dentro del almacén. También, responde ante todos los movimientos que se realicen de la mercancía.
- Preparación de pedidos: Se le conoce también como picking o surtido de pedidos; se trata del proceso de seleccionar la mercancía solicitada según sus características. Por ejemplo: Fecha de vencimiento, lote, fecha de manufactura, etc).
- Despacho o Embarque: En este proceso se gestiona la salida de la mercancía. Abarca desde la generación de toda la documentación necesaria como guías de remisión, listas finales del pedido u hoja de packing, entre otras; la inspección física del producto vs documentos; hasta el embarque de los productos en el transporte correspondiente.
Consejos para mejorar la gestión de almacenamiento
Ahora que tenemos un panorama más amplio sobre la gestión de almacenamiento, podemos dar algunos tips que te servirán para mejorar los procesos, pues la organización de un almacén es la clave para la gestión de los productos en almacenaje.
Maximiza la organización para aprovechar los espacios de tu almacén
Cada producto debe estar señalizado y diferenciado entre tipos de productos o tamaños. De esta forma, cualquier trabajador podrá localizar rápidamente cualquier producto que se necesite.
Usa sistemas de estanterías
Esta es la mejor forma de aprovechar el espacio tanto de forma horizontal como vertical. Como un extra, podrás minimizar los recorridos y las pérdidas de tiempo dentro del almacén.
Establece áreas de trabajo específicas
Ponerle nombre y apellido concreto a cada área es importante para maximizar la producción de cada tarea en la gestión de almacenamiento.
No dejes de lado a la tecnología
Hoy en día, la implementación de la tecnología es fundamental hasta en el sector de la logística y el comercio en general, por supuesto, también aplica en la gestión de almacenamiento. Además de ser un diferenciador frente a la competencia, el uso de aplicaciones o herramientas que disminuyan el tiempo de las tareas y faciliten el trabajo del almacén será de suma ayuda al momento de realizar cada proceso.
En resumen podemos destacar varios puntos:
- La gestión de almacenamiento es un conjunto de procesos que mejoran la logística de recepción y salidas de mercancía; la optimización de las operaciones de manipuleo y transporte de los productos, la rapidez de las entregas, entre otros.
- Entre los beneficios de la gestión de almacenamiento se encuentran la optimización de costos operativos, la reducción de tiempos de respuesta y de tiempo de procesos, poder realizar entregas puntuales y la identificación correcta de los productos, entre otros.
- Existen 3 etapas que se deben considerar en la gestión de almacenamiento las cuales son la planificación y organización en la gestión de almacenamiento, la dirección en la gestión de almacenamiento y la etapa de información.
- La gestión de almacenamiento está compuesta por 5 procesos: Recepción, Almacenamiento, Control de inventario, Preparación de pedidos y Despecho.
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