Como empresario, es importante saber que una factura comercial de exportación, también conocida como commercial invoice, es un documento de carácter obligatorio que determina el proceso operativo de una mercancía, desde su punto de origen hasta su lugar de entrega.

Además de pertenecer al conjunto de documentos para exportar en México que no debes pasar por alto, una factura comercial de exportación te permitirá conocer de primera mano el costo de los impuestos y aranceles de una exportación de productos hacia diferentes territorios.

Con el fin de ayudarte a mejorar los procesos de tu empresa en este aspecto, hemos escrito esta nota para contarte qu√© es una factura comercial de exportaci√≥n y ense√Īarte qu√© debe contener dicho documento para que no tengas ninguna duda en relaci√≥n al flujo operario de tus productos.

¬ŅQu√© es una factura comercial de exportaci√≥n?

Una factura comercial de exportación es un documento necesario para definir las rutas por las que viajará una mercancía específica y detallar algunas características básicas relacionadas a los costos e impuestos de su traslado, así como el detalle de los productos.

Dichas rutas pueden llevarse a cabo a través de diferentes medios de transporte, ya sean  terrestres, marítimos o aéreos. No obstante, independientemente del tipo de transporte correspondiente, una factura comercial de exportación debe estar presente en cualquier proceso de compra y venta de mercancías, pues se trata de un requisito imprescindible para dar luz verde a la circulación de productos y comprobar la legalidad de la transacción entre el comprador y el vendedor.

Si algo debes tener claro al momento de aprender qué es una factura comercial de exportación, es que se trata de un requerimiento de la zona aduanera para definir y verificar los impuestos que deberán procesarse durante el envío de los productos. Por lo tanto, esta factura es un documento que no puede faltar en tus procesos de exportación en México para garantizar un buen flujo de las operaciones y tener claridad sobre el costo de los aranceles.

factura comercial de exportación
Fuente: Pexels 2020

¬ŅPara qu√© sirve una factura comercial de exportaci√≥n?

Si bien hemos mencionado algunos pilares que determinan la importancia de una factura comercial de exportación, cabe resaltar que este documento será vital para cumplir con los siguientes puntos:

  • Verificar legalmente la venta de productos o servicios a un cliente.
  • Permitir llevar a cabo el despacho de aduanas.
  • Posibilitar cerrar el proceso operario de exportaci√≥n y proceder con el embarque.
  • Certificar el tipo de comercializaci√≥n de los productos al llegar a su lugar de destino.
  • Proporcionar aproximaciones financieras en materia de derecho arancelarios.

¬ŅQu√© tipos de facturas comerciales de exportaci√≥n existen?

Ahora bien, es importante mencionar que, de acuerdo al tipo de mercanc√≠a a exportar, es posible implementar diferentes tipos de facturas comerciales de exportaci√≥n que var√≠an seg√ļn sus t√©rminos y condiciones.

Veamos las m√°s importantes:

Factura electrónica sin valor comercial

Este tipo de factura comercial de exportaci√≥n se utiliza cuando los productos a exportar son de promoci√≥n o de exhibici√≥n y durar√°n en el mercado durante un tiempo determinado, por lo que no estar√°n disponibles para el p√ļblico.

Factura electrónica para exportaciones a consignación

Cuando se habla de consignación en una commercial invoice, se hace referencia a la exportación de dichos artículos que no pueden ser vendidos o comercializados a terceros.

Factura electrónica para traslado de contenedores de plásticos

Como su nombre lo indica, este tipo de facturas comerciales para exportaciones se utilizan al momento de comercializar contenedores de plástico con artículos, empaques o envases que cumplen la función de transportar productos.

En este punto, es importante clasificar la mercancía de acuerdo al tipo de contenedor que permitirá su traslado. Algunas de dichas clasificaciones son las siguientes:

  • Palets.
  • Contenedor de pl√°stico.
  • Charolas.
  • Racks.
  • Dollies.
  • Canastillas pl√°sticas.
  • Otros.

Factura proforma

Este tipo de factura comercial de exportación la utiliza la empresa exportadora con el fin de notificar al comprador todos los detalles necesarios en relación a los productos adquiridos. Una factura proforma contiene la información básica de la venta, incluidos los términos y condiciones de la transacción.

que lleva una factura comercial de exportación
Fuente: Pexels 2018

¬ŅQu√© contiene una factura comercial de exportaci√≥n?

Para que puedas generar una factura comercial de exportaci√≥n satisfactoriamente, aseg√ļrate de incluir los siguientes datos fundamentales:

  • Pa√≠s de origen y pa√≠s de destino.
  • Fecha de emisi√≥n
  • N√ļmero de factura comercial de exportaci√≥n
  • Nombres y direcci√≥n del comprador y vendedor:
  • Descripci√≥n de la mercanc√≠a (nombre, marca, cantidad, peso, medidas)
  • Precio detallado de cada una de las mercanc√≠as
  • Tipo de moneda y divisa utilizada
  • Tipo de medio de transporte y n√ļmero de gu√≠a
  • Los Incoterms correspondientes a la transacci√≥n
  • Firma de quien expide la factura
  • Anexo de la orden de compra

¬ŅC√≥mo hacer un invoice desde cero?

Luego de haber comprendido la importancia de una factura comercial de exportación, es probable que quieras crear este documento desde cero para tu empresa. Por lo tanto, a continuación te compartimos una serie de consejos para que aprendas cómo hacer una factura comercial de exportación y comiences a utilizar este recurso tan imprescindible en tus exportaciones.

1. Crea un encabezado

Toda factura comercial de exportación cuenta con un encabezado que incluye los siguientes datos:

  • Nombre de la empresa
  • Direcci√≥n
  • N√ļmero de contacto
  • Correo electr√≥nico
  • Fecha de la factura

Si tu empresa tiene una identidad gráfica definida, incluye el logotipo en el encabezado de la factura para generar recordación de marca.

2. Determina un orden numérico en las facturas

Si algo debes tener en cuenta al momento de hacer exportaciones en M√©xico y hacer uso de una factura comercial de exportaci√≥n, es que cada factura debe estar asignada con un √ļnico n√ļmero para monitorear su seguimiento y garantizar una buena organizaci√≥n en los registros contables de tu empresa.

Por lo tanto, aseg√ļrate de elegir un sistema de numeraci√≥n para tus facturas comerciales de exportaci√≥n que te permita llevar un control estructurado sobre la circulaci√≥n de tus productos.

3. Incluye los datos de tu cliente

Aseg√ļrate de incluir correctamente cada uno de los datos de tu cliente, pues servir√° para tener total garant√≠a acerca de qui√©n recibir√° la mercanc√≠a. Algunos de los datos que debes incluir son los siguientes:

  • Nombre y n√ļmero de identificaci√≥n del cliente
  • N√ļmero y correo de contacto
  • Persona encargada de recibir la factura comercial de exportaci√≥n

4. Define los métodos y las condiciones de pago

Esta es una de las secciones más importantes en una factura comercial de exportación, pues trata de definir la forma en la que tu cliente llevará a cabo la transacción de los productos adquiridos.

Para ello, tu factura debe detallar la forma y el método de pago (tarjetas, transferencias, cheques), así como la fecha de vencimiento.

Del mismo modo, en caso de que tu empresa cobre cargos adicionales por el incumplimiento de pagos pactados, también deberás especificar dicho monto en tu factura comercial de exportación. Sin embargo, te recomendamos que, antes de emitir dicha factura, definas con tu cliente las formas de pago correspondientes para evitar malentendidos en el proceso.

5. Inserta los detalles de la mercancía

Adem√°s de lo anterior, aseg√ļrate de ser preciso con el detalle de la mercanc√≠a que vas a exportar, dado que dicha informaci√≥n ser√° determinante para el √©xito de la transacci√≥n. Para llevarlo a cabo, puedes elaborar una peque√Īa tabla en tu factura comercial de exportaci√≥n segmentada de la siguiente forma:

  • Tipo de producto
  • Nombre de producto
  • Cantidad de producto
  • Precio de cada producto

6. Verifica el costo de impuestos y aranceles

Aquí es importante definir los impuestos al comercio exterior de acuerdo a tu ubicación y el tipo de negocio que estás gestionando. Para este punto, es vital contar con la asesoría de un personal financiero o un especialista en temas tributarios que pueda darte una mano en este aspecto.

7. Calcula el valor total de la factura comercial de exportación

Después de haber definido el costo de la mercancía e incluir los impuestos correspondientes, incluye el valor total de la transacción en la factura comercial de exportación. Asimismo, puedes incluir la firma de quien generó la factura.

Plantilla de cotización internacional

Para finalizar, queremos compartirte una plantilla de cotización internacional que podrás descargar de manera gratuita y comenzar a ofrecer tu mercancía fuera del territorio nacional. De esta forma, podrás expandir tu directorio de contactos y formar alianzas estratégicas que hagan crecer tu empresa.

Para descargarla, solo deber√°s digitar tus datos b√°sicos, ¬°y eso es todo!

Esperamos que esta nota haya sido de gran utilidad para entender qué es una factura comercial de exportación y por qué es tan importante dentro de los procesos operativos de tu empresa.

Como pudiste notar, se trata de un recurso vital para garantizar un orden en tus exportaciones y evitar confusiones a la hora de comercializar cualquier tipo de producto.

¬°√Čxitos!