En una empresa de exportaci√≥n es com√ļn que muchos empleados tengan que salir a realizar su trabajo fuera de la oficina. Esto implica viajes, comidas y dem√°s pagos que el colaborador tiene que justificar para que el √°rea contable del negocio pueda tener una gesti√≥n de los gastos correcta y equilibrada. Una forma de justificar esto es a trav√©s de las notas de gastos.

Te recomendamos no restar importancia al informe de gastos de cada uno de tus trabajadores, pues cada concepto ayuda a saber en qué está gastando tu empresa y si es necesario realizar algunas modificaciones.

Si actualmente no sabes cómo hacer una relación de gastos, descuida. En este artículo te vamos a decir cómo llenar un comprobante de gastos. Pero antes, profundicemos un poco acerca de la importancia de las notas de gastos.

¬ŅQu√© es una nota de gastos?

La nota de gastos o los también llamados comprobantes de gastos, son un documento utilizado por los empleados de una empresa para solicitar el reembolso de los gastos que tuvieron que hacer para poder realizar su trabajo, por ejemplo: gasolina, kilometraje, comidas, estacionamiento/parquímetros, hospedaje, renta de vehículo privado, entre otros.

Este formato de comprobante de gastos puede ser físico o digital y cada empresa puede hacerlo de forma diferente, ya que cada negocio sabe los campos y conceptos que necesita justificar.

Las notas de gastos se entregan al √°rea de contabilidad o finanzas de tu empresa y ellos se encargan de verificar y administrar el gasto de cada empleado.

Fuente: Pexels 2021

¬ŅPara qu√© sirve la hoja de gastos?

Una hoja de gastos, como también se le puede conocer a las notas de gastos es esencial para documentar los gastos de los empleados en relación a su trabajo. Hay muchas empresas que, en caso de que sus colaboradores deban realizar un viaje o esto forme parte de su día a día, los gastos a cubrir no se adelantan y estos tiene que ser pagados por el mismo trabajador.

La hoja de gastos personales contiene, precisamente, todo lo que el trabajador tuvo que cubrir y de esta manera pide un reembolso. Pero, de igual manera, las notas de gastos sirven para conocer dichos pagos y poder tener un comprobante que los justifique.

¬ŅPor qu√© es importante una nota de gastos?

El reporte de gastos se vuelve un documento clave para el control de gastos dentro de una empresa y evita que puedan cometerse fraudes o gastos extras que el negocio no esté contemplando dentro de su presupuesto inicial.

Algunos de los beneficios de las notas de gastos son poder mantener un control del presupuesto interno y saber cu√°les son los gastos prioritarios de la empresa en cuanto a los traslados o viajes de negocio que los colaboradores deben realizar.

¬ŅQu√© gastos deben tomarse en cuenta en un reporte de gastos?

Tal como lo mencionamos, todos los gastos que un trabajador tenga en relación con sus actividades deben incluirse en la hoja de gastos. Entre los gastos más frecuentes se encuentran los siguientes:

  • Viajes
  • Alojamiento
  • Aparcamiento (como estacionamientos o parqu√≠metros)
  • Traslados (ya sea en transporte p√ļblico o privado)
  • Gasolina
  • Comidas
  • Boletos de autob√ļs o avi√≥n
  • Gastos en general

Algunos datos que no deben tomarse en cuenta: gastos totalmente personales del colaborador, por ejemplo, souvenirs o alimentos o bebidas que no sean relevantes con sus actividades.

De esto radica la importancia de revisar detalladamente las notas de gastos para evitar que los trabajadores inflen dichas cuentas o usen el presupuesto otorgado en gastos que nada tengan que ver para el beneficio de la realización de sus actividades.

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¬ŅC√≥mo se elabora una nota de gastos?

Si te preguntas cómo se llena un comprobante de gastos, debes saber que las notas de gastos no tienen un formato determinado, pues cada empresa incluye los campos que mayor importancia consideren. Sin embargo, si existen partes de una nota de remisión que no pueden faltar para poder contemplar todos los datos necesarios.

A continuaci√≥n te compartimos los elementos fundamentales dentro de un ‚Äč‚Äčrecibo de gastos:

  • Nombre del proveedor
  • Concepto de gasto
  • Importe total
  • Fecha de transacci√≥n

Como ya lo mencionamos, algunas empresas requieren agregar información adicional como gastos de kilometraje, comidas, hospedaje, entre otros. Esto dependerá de cuál sea el tipo de nota de gasto que debes realizar.

Una vez que sabes cómo llenar una nota de remisión, lo siguiente es que tomes en cuenta los siguientes puntos para saber cómo hacer una relación de gastos.

  • La hoja de gastos debe ser realizada por el mismo trabajador. Este se encarga de recopilar todos los datos de los gastos incurridos por sus actividades laborales con base a los tickets o facturas emitidas.
  • Es recomendable que las notas de gastos sean verificadas regularmente por un auditor para que la empresa pueda asegurarse de la autenticaci√≥n de cada nota de remisi√≥n.
  • Una vez entregada la relaci√≥n de gastos, el √°rea de contabilidad tiene la responsabilidad de agregar dichos gastos (y sus comprobantes correspondientes) al libro mayor para tomar en cuenta estos costos dentro de la contabilidad de la empresa.
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Recomendaciones para hacer una nota de gastos

Como has podido comprobar, no puedes restar importancia a las notas de gastos que generan tus empleados por sus actividades laborales. Por ello, te damos algunos consejos para que este documento tenga una mayor efectividad.

1. Establece un formato de entrega de notas de gastos

Si conf√≠as en que tus empleados sepan todo lo que deben agregar en sus notas de gastos, puede que te lleves una mala sorpresa. Recuerda que ellos est√°n concentrados en realizar sus actividades, por lo que podr√≠an olvidar alg√ļn detalle que tu √°rea de contabilidad considere importante para justificar.

Para que las notas de gastos de tu empresa se llenen de manera efectiva, te recomendamos crear una política de llenado o una serie de pautas que cada colaborador debe conocer para la realización del formato de comprobante de gastos.

Aseg√ļrate que todos lo conozcan y ay√ļdalos a resolver sus dudas para que, poco a poco, puedan dominar cada uno de los datos que tu empresa requiere dentro de las hojas de gastos.

2. Determina los plazos para la entrega de notas de gastos

Cuando tus empleados saben cómo llenar una nota de remisión, también debes informarles acerca de los días que tienen como límite para entregar su relación. Este es un punto muy importante, pues es vital que tu área de contabilidad tenga la información en tiempo y forma en caso de realizar un corte de gastos mensuales o si deben someterse a alguna auditoría.

No olvides recalcar estos plazos a tus empleados para evitar atrasos que puedan afectar tus finanzas.

3. Automatiza tu proceso de recopilación de información

Si tu empresa recibe notas de gastos de forma diaria, esto podr√≠a ser bastante abrumador para tu √°rea contable. Recuerda que las tareas manuales tienen mayor riesgo de sufrir errores humanos y si buscas evitar eso, te recomendamos considerar alg√ļn software o aplicaci√≥n especializada que te permita automatizar tanto el llenado de informaci√≥n como su recopilaci√≥n y an√°lisis.

Esto, además, es un enorme apoyo para tu equipo contable, pues podrán dejar de lado muchas actividades manuales (como el llenado punto por punto de las notas de gastos) para concentrarse en analizar y comprobar que todo gasto esté justificado.

De la misma forma, poder gozar de una plantilla establecida o una aplicaci√≥n intuitiva tambi√©n puede motivar al empleado a que no olvide ning√ļn detalle de la hoja de gastos. Aunque pudiera parecer una tarea muy simple muchos colaboradores pueden considerar esta tarea como algo mon√≥tona y pueden restarle la importancia que realmente tiene.

Sin embargo, si logras que esta actividad sea un aspecto r√°pido y sencillo, menores contratiempos tendr√°s.

Ahora que ya sabes qu√© son las notas de gastos y c√≥mo llenar esta relaci√≥n, ¬Ņtienes algo parecido a este documento en tu negocio? Si la respuesta es no, no tardes mucho en incorporar, pues podr√≠as estar teniendo fugas de dinero o gastos sin comprobar, que, en caso de alguna auditor√≠a, podr√≠an presentar problemas.

No olvides que los gastos de tu empresa afectan directamente con tu presupuesto. Evita tener un descontrol en tus n√ļmeros y aseg√ļrate de tener todo gasto justificado.

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